Zum Inhalt springen
Recrio
Gespräch vereinbaren
Rechtliches

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Die Bedingungen für die Nutzung von Recrio. Recrio richtet sich ausschließlich an Unternehmen.

Stand: Oktober 2026

§ 1 Geltungsbereich und Anbieter

  1. Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software „Recrio“ zwischen der Wintic GmbH, Steige 44/2, 74821 Mosbach, Amtsgericht Mannheim HRB 757972, Geschäftsführer Erik Winter („Anbieter“) und ihren Kunden („Kunde“).
  2. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern kommen nicht zustande.
  3. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt. Das gilt auch, wenn der Anbieter in Kenntnis solcher Bedingungen leistet.
  4. Individuelle Vereinbarungen, insbesondere im Angebot oder Auftrag, haben Vorrang vor diesen AGB. Die Rangfolge ist: Auftrag/Angebot, Leistungsbeschreibung, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), diese AGB.

§ 2 Vertragsgegenstand

  1. Der Anbieter stellt dem Kunden Recrio, eine webbasierte CRM-Software für Personaldienstleister, als Software-as-a-Service über das Internet zur Nutzung bereit. Eine Überlassung der Software zur Installation beim Kunden ist nicht geschuldet.
  2. Recrio besteht aus einem Grundsystem und einzeln zuschaltbaren Modulen, etwa Kandidaten- und Kundenverwaltung, Pipeline, Suchaufträge und Abgleich, Lebenslauf-Generator, Lead Generator, Workflows, Kunden- und Kandidatenportal, Verträge mit Unterschrift, Rechnungen und Recrio AI. Welche Module gebucht sind, ergibt sich aus dem Auftrag.
  3. Jeder Kunde erhält eine eigene Instanz. Diese wird in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben.
  4. Zusätzlich erbringt der Anbieter einmalige Einrichtungsleistungen. Dazu gehören nach Auftrag die Einrichtung der Instanz, zwei Schulungstermine und ein begleiteter Start von vier Wochen.
  5. Datenmigrationen, Importe aus Fremdsystemen, individuelle Anpassungen und weitere Schulungen sind nur geschuldet, wenn sie gesondert vereinbart sind. Sie werden nach Aufwand vergütet.

§ 3 Vertragsschluss und Testzugang

  1. Darstellungen auf der Website sind kein bindendes Angebot. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde ein Angebot des Anbieters in Textform annimmt oder einen Auftrag unterzeichnet.
  2. Der Anbieter kann einen kostenlosen Test- oder Demozugang für 14 Tage einräumen. Der Testzugang endet automatisch. Er geht nicht ohne gesonderten Auftrag in einen kostenpflichtigen Vertrag über.
  3. Demozugänge enthalten Beispieldaten. Der Kunde darf dort keine echten personenbezogenen Daten von Kandidaten oder Kunden speichern. Nach Ablauf werden Demozugänge samt Inhalt gelöscht.
  4. Für Testzugänge haftet der Anbieter nur für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit und arglistig verschwiegene Mängel.

§ 4 Leistungsumfang, Verfügbarkeit und Support

  1. Der Anbieter stellt Recrio mit einer Verfügbarkeit von 98 % im Kalendermonat bereit. Gemessen wird am Übergabepunkt, also am Ausgang des Rechenzentrums ins Internet.
  2. Nicht als Ausfall zählen:
    • angekündigte Wartung, möglichst werktags zwischen 20:00 und 6:00 Uhr oder am Wochenende,
    • Störungen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters, etwa im Internet, bei Drittanbietern oder durch höhere Gewalt,
    • Ausfälle, die der Kunde zu vertreten hat.
  3. Der Anbieter sichert die Daten des Kunden täglich. Die Sicherungen werden 30 Tage aufbewahrt.
  4. Support gibt es per E-Mail und Telefon werktags Mo–Fr, 9–17 Uhr, außer an gesetzlichen Feiertagen in Baden-Württemberg. Der Anbieter reagiert auf Störungsmeldungen innerhalb von einem Werktag.
  5. Der Anbieter entwickelt Recrio weiter. Er darf Funktionen ändern, ergänzen oder ersetzen, wenn das dem Kunden zumutbar ist und die vereinbarten Kernfunktionen nicht wesentlich eingeschränkt werden. Wesentliche Einschränkungen kündigt der Anbieter mindestens 6 Wochen vorher in Textform an. Der Kunde kann dann zum Zeitpunkt der Änderung außerordentlich kündigen.
  6. Funktionen, die als „Beta“ oder „Vorschau“ gekennzeichnet sind, stellt der Anbieter ohne Zusage zur Verfügbarkeit bereit.
  7. Der Speicher für Daten und Dokumente, etwa Lebensläufe, Zeugnisse, Verträge und Anhänge, ist im Umfang des Auftrags enthalten. Überschreitet der Kunde diese Grenze, weist der Anbieter ihn in Textform darauf hin. Bucht der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen zusätzlichen Speicher oder löscht er keine Daten, darf der Anbieter den Mehrverbrauch zu den im Auftrag vereinbarten Preisen berechnen.

§ 5 Nutzungsrechte und Nutzerkonten

  1. Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, Recrio im vereinbarten Umfang für eigene Geschäftszwecke zu nutzen.
  2. Die Nutzung ist auf die vereinbarte Zahl von Nutzerkonten beschränkt. Ein Nutzerkonto ist einer natürlichen Person zugeordnet. Mehrere Personen dürfen nicht dasselbe Konto verwenden.
  3. Kandidaten und Ansprechpartner des Kunden dürfen das Kunden- und Kandidatenportal nutzen. Dafür ist kein Nutzerkonto nötig. Der Kunde stellt sicher, dass sie dabei diese AGB entsprechend einhalten.
  4. Der Kunde darf die Software nicht kopieren, zurückentwickeln oder dekompilieren, soweit §§ 69d und 69e UrhG dies nicht ausdrücklich erlauben. Er darf sie Dritten nicht zur Verfügung stellen und nicht automatisiert auslesen, außer über freigegebene Schnittstellen.
  5. Alle Rechte an der Software, an der Dokumentation und an Weiterentwicklungen bleiben beim Anbieter.

§ 6 Pflichten des Kunden und Drittanbieter

  1. Der Kunde hält Zugangsdaten geheim und schützt sie vor dem Zugriff Dritter. Er informiert den Anbieter unverzüglich, wenn er einen Missbrauch vermutet. Der Anbieter darf betroffene Zugänge dann vorübergehend sperren.
  2. Für die Inhalte, die er in Recrio speichert oder versendet, ist allein der Kunde verantwortlich. Das gilt besonders für Bewerberdaten, E-Mails, Mailings, Stellenanzeigen und Verträge. Er stellt sicher, dass er dazu berechtigt ist und dass Werbung, etwa per E-Mail-Mailing, mit § 7 UWG und der DSGVO vereinbar ist.
  3. Der Kunde ist für die Einhaltung der für ihn geltenden Vorschriften selbst verantwortlich, insbesondere für Arbeitnehmerüberlassung und Arbeitsvermittlung (AÜG, SGB III). Vertragsvorlagen und Rechnungen, die er mit Recrio erstellt, prüft er vor der Verwendung selbst. Eine Rechts- oder Steuerberatung leistet der Anbieter nicht.
  4. Recrio kann an Dienste Dritter angebunden werden, etwa Placetel (Telefonie), Google (Kalender), lexoffice (Rechnungen), E-Mail-Postfächer, Jobbörsen oder Zeitwirtschaftsprogramme. Dazu braucht der Kunde einen eigenen Vertrag mit dem jeweiligen Anbieter. Dafür gelten dessen Bedingungen. Für Verfügbarkeit, Funktion und Änderungen dieser Dienste haftet der Anbieter nicht.
  5. Der Kunde schafft die technischen Voraussetzungen auf seiner Seite: einen aktuellen Browser und eine ausreichende Internetverbindung. Er wirkt bei der Einrichtung mit, insbesondere durch Ansprechpartner, Daten für den Import und Zugangsdaten für Integrationen.
  6. Der Kunde stellt den Anbieter von allen Ansprüchen Dritter frei, die diese wegen einer vom Kunden zu vertretenden Rechtsverletzung geltend machen. Das betrifft insbesondere Verstöße gegen Datenschutz-, Wettbewerbs- oder Urheberrecht durch Inhalte, die der Kunde speichert oder versendet, oder durch seine Nutzung von Recrio. Die Freistellung umfasst auch die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung, also Anwalts- und Gerichtskosten. Der Anbieter informiert den Kunden unverzüglich über solche Ansprüche. Er erkennt sie nicht ohne Abstimmung mit dem Kunden an und lässt ihn an der Verteidigung mitwirken.

§ 7 Vergütung und Zahlung

  1. Der Kunde zahlt eine einmalige Einrichtungsgebühr und eine monatliche Nutzungsgebühr. Die Höhe hängt von Modulen und Nutzerzahl ab und steht im Auftrag. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
  2. Die Einrichtungsgebühr wird mit Vertragsschluss fällig. Die Nutzungsgebühr wird monatlich im Voraus abgerechnet. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug zu zahlen. Der Anbieter darf Rechnungen elektronisch stellen.
  3. Zusätzliche Nutzer, Module oder Speicherpakete gelten ab Freischaltung. Sie werden für den angefangenen Monat anteilig berechnet.
  4. Gerät der Kunde mit einem Betrag von mehr als einer Monatsgebühr länger als 30 Tage in Verzug, darf der Anbieter den Zugang nach vorheriger Mahnung mit Fristsetzung sperren. Die Zahlungspflicht bleibt bestehen.
  5. Der Anbieter darf die Nutzungsgebühren frühestens nach Ablauf von 12 Monaten seit Vertragsbeginn und danach höchstens einmal je 12 Monate anpassen. Er kündigt das mindestens 8 Wochen vorher in Textform an. Bei einer Erhöhung um mehr als 10 % kann der Kunde zum Zeitpunkt der Erhöhung kündigen.
  6. Der Kunde darf nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen.

§ 8 Laufzeit, Kündigung, Datenexport und Löschung

  1. Der Vertrag beginnt mit der Bereitstellung der Instanz. Mindestlaufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist ergeben sich aus dem Auftrag.
  2. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere vor, wenn der Kunde mit zwei Monatsgebühren in Verzug ist oder Recrio trotz Abmahnung rechtswidrig nutzt.
  3. Kündigungen bedürfen der Textform.
  4. Bis zum Vertragsende kann der Kunde seine Daten selbst exportieren oder beim Anbieter einen Export in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (z. B. CSV oder JSON, Dokumente als Originaldateien) anfordern. Erstellt der Anbieter den Export, berechnet er den Aufwand nach seinen jeweils gültigen Stundensätzen, derzeit 120 € netto je Stunde.
  5. 30 Tage nach Vertragsende löscht der Anbieter die Instanz mit allen Kundendaten, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Datensicherungen werden im regulären Zyklus überschrieben. Einzelheiten regelt der AVV.

§ 9 Datenschutz, Kundendaten und KI-Funktionen

  1. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten, die der Kunde in Recrio speichert, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Parteien schließen dazu einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Er ist Bestandteil des Vertrags. Bei Widersprüchen in Datenschutzfragen geht der AVV diesen AGB vor.
  2. Verantwortlicher für diese Daten ist der Kunde. Er sorgt insbesondere dafür, dass eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Bewerberdaten besteht, dass die Betroffenen informiert werden und dass Löschfristen eingehalten werden.
  3. Die Daten des Kunden bleiben sein Eigentum. Der Anbieter nutzt sie nur, um den Vertrag zu erfüllen. Er verkauft sie nicht und verwendet sie nicht zum Training eigener oder fremder KI-Modelle.
  4. Recrio AI und andere KI-Funktionen können Daten an KI-Dienstleister übermitteln, die im AVV als Unterauftragsverarbeiter genannt sind. Der Kunde kann die KI-Funktionen abschalten. KI-Ergebnisse wie Zusammenfassungen, Abgleich, Lebensläufe oder Texte können fehlerhaft sein. Der Kunde prüft sie vor der Verwendung. Entscheidungen über Bewerber trifft er selbst, nicht die Software (Art. 22 DSGVO).
  5. Der Anbieter darf anonymisierte, nicht personenbezogene Nutzungsdaten auswerten, etwa Fehlerberichte oder welche Funktionen wie oft genutzt werden, um Recrio zu betreiben und zu verbessern.

§ 10 Mängel

  1. Der Anbieter hält Recrio während der Laufzeit in einem vertragsgemäßen Zustand. Für Mängel gelten die Vorschriften des Mietrechts (§§ 535 ff. BGB), soweit diese AGB nichts anderes regeln.
  2. Der Kunde meldet Mängel unverzüglich in Textform. Er beschreibt dabei möglichst genau, wie sich der Fehler zeigt.
  3. Der Anbieter beseitigt Mängel in angemessener Frist. Er kann dazu auch eine Umgehungslösung bereitstellen, wenn sie dem Kunden zumutbar ist.
  4. Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die schon bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.
  5. Der Kunde kann nur dann nach § 543 Abs. 2 Nr. 1 BGB kündigen, wenn der Anbieter ausreichend Gelegenheit zur Beseitigung des Mangels hatte und diese fehlgeschlagen ist.

§ 11 Haftung

  1. Der Anbieter haftet unbeschränkt
    • bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit,
    • bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit,
    • nach dem Produkthaftungsgesetz,
    • im Umfang einer übernommenen Garantie.
  2. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur, wenn er eine wesentliche Vertragspflicht verletzt. Das ist eine Pflicht, die die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst möglich macht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist dann auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Sie beträgt je Schadensfall höchstens die Vergütung der letzten 12 Monate und je Vertragsjahr insgesamt höchstens das Doppelte der Jahresvergütung.
  3. Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur in Höhe des Aufwands, der nötig ist, um sie aus der letzten Datensicherung wiederherzustellen.
  4. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen. Das gilt auch für die persönliche Haftung von Mitarbeitern, Vertretern und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
  5. Die Haftung nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

§ 12 Vertraulichkeit und Referenz

  1. Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der anderen Partei vertraulich, auch über das Vertragsende hinaus. Dazu gehören insbesondere Preise, Geschäftsgeheimnisse und Kundendaten. Sie verwenden diese Informationen nur zur Erfüllung des Vertrags.
  2. Nicht vertraulich sind Informationen, die öffentlich bekannt sind, die der Empfänger rechtmäßig von Dritten erhalten hat oder die er offenlegen muss, weil Gesetz oder Behörden es verlangen.
  3. Der Anbieter darf den Kunden mit Namen und Logo als Referenz nennen. Der Kunde kann dem jederzeit in Textform widersprechen.

§ 13 Änderungen der AGB und Schlussbestimmungen

  1. Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn ein sachlicher Grund besteht, etwa eine neue Rechtslage oder neue Funktionen. Die Hauptleistungspflichten und das Verhältnis von Leistung und Vergütung ändern sich dadurch nicht. Er teilt die Änderungen mindestens 6 Wochen vor Inkrafttreten in Textform mit.
  2. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist in Textform, gelten die Änderungen als angenommen. Auf diese Folge weist der Anbieter in der Mitteilung hin. Widerspricht der Kunde, gelten die bisherigen AGB weiter. Beide Seiten können den Vertrag dann zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.
  3. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
  4. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Mosbach, wenn der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
  5. Sind einzelne Bestimmungen unwirksam, bleiben die übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.