Funktionen
Was Recrio tatsächlich kann.
Gegliedert wie die Seitenleiste im Produkt. Genannt ist, was gebaut ist und läuft; vieles davon ist je Haus zuschaltbar, weil nicht jeder alles braucht. Was Ihnen fehlt, ist keine Absage.
Das Modell
Alles hängt am Fall
Ein Satz vorweg, dann versteht sich der Rest von selbst.
Ein Fall ist die Vermittlung eines Kandidaten an einen Kunden. Er entsteht, sobald eine Anfrage hereinkommt, und er endet mit der Rechnung. Alles, was dazwischen passiert, hängt an ihm: der Lebenslauf, jedes Telefonat, jede Mail, jeder Termin, der Vertrag, das Honorar.
Deshalb muss niemand fragen, wo etwas liegt. Wer den Fall öffnet, sieht den Stand, und wer ihn ändert, hinterlässt Zeitpunkt und Namen.
Drei Dinge wirken auf den Fall: Rollen entscheiden, wer ihn sieht. Workflows schieben ihn weiter, wenn niemand etwas tut. Portale lassen Kunden und Kandidaten selbst daran mitarbeiten, ohne Zugang zum System.
Die Module auf dieser Seite sind Ansichten auf dieselbe Sache. Die Pipeline zeigt Fälle nach Phase, die Karte nach Ort, die Anrufliste nach Dringlichkeit.
- KandidatStammdaten, Lebenslauf, Erstgespräch
- KundeAnsprechpartner, Suchauftrag, Honorar
- VerlaufAnrufe, Mails, Notizen, Statuswechsel
- TermineVorschlag, Bestätigung, Absage
- AbschlussVertrag, Fristen, Rechnung
Übersicht
Was das Haus gerade macht, ohne dass jemand eine Liste pflegt.
Dashboard, je Rolle ein anderes
Geschäftsführung, Key-Account und Recruiting sehen nicht dieselben Zahlen, weil sie nicht dieselben Entscheidungen treffen. Der Recruiter sieht seine offenen Fälle und Interviews, der KAM seine Suchaufträge und ausstehenden Rückmeldungen, die Leitung Umsatz, Auslastung und ein Team-Leaderboard.
Darüber hinaus lassen sich eigene Karten anlegen: eine Kennzahl als Zahl, als Diagramm, oder mehrere miteinander verrechnet. Die Vermittlungsquote ist dann eine Formel aus zwei anderen Kennzahlen, keine Zahl, die jemand monatlich in Excel pflegt.
Dashboard, je Rolle ein anderes: ganze Seite
Pipeline und gemeinsamer Pool
Kandidaten- und Firmenfälle laufen in einer Ansicht, jede Karte trägt den Wert der Vermittlung. Die Phasen heißen so, wie sie bei Ihnen heißen; sie werden bei der Einrichtung gesetzt, nicht von uns vorgegeben.
Freigegebene Fälle landen im gemeinsamen Pool und können vom Team übernommen werden. Das ist der Unterschied zwischen „liegt bei einem Kollegen im Urlaub“ und „hat jemand angefasst“.
- Phasen frei benennbar, bei der Einrichtung gesetzt
- Gespeicherte Ansichten je Nutzer
- Statushistorie mit Zeitpunkt und Person
Vertrieb
Von der Anfrage bis zum Vorschlag beim Kunden.
Suchaufträge und Abgleich
Die offene Stelle des Kunden ist ein eigener Datensatz mit Anforderungen, Honorar und Stand. Sie stellen einen Kandidaten dagegen, und Sie bekommen eine Einschätzung: Stärken, Schwächen und die Begründung dazu: Lohn, DATEV, zwölf Kilometer entfernt.
Die Begründung ist der Punkt. Es gibt auch einen Wert dazu, aber allein hilft er niemandem. Gelesen wird, warum jemand passt oder eben nicht. Ausgewählt wird von Ihnen.
- Stellenanzeigen einlesen: aus einem Text wird ein Suchauftrag mit Feldern
- Einschätzung mit Stärken, Schwächen und Begründung
- Vorstellung, Rückmeldung und Absage hängen am Suchauftrag
Lead Generator, Kampagnen, externe Leads
Angestoßene Recherchen landen als prüfbare Vorschläge im System, nicht als Tabelle im Postfach. Anfragen aus Meta-Anzeigen kommen mit ihrer Herkunft herein, samt Kosten je Anfrage.
Eingehende Leads verteilen sich im Team, statt beim Ersten liegenzubleiben, der das Postfach offen hatte.
Lead Generator, Kampagnen, externe Leads: ganze SeiteDatenbank
Die Stammdaten, und was man mit ihnen findet.
Talente
Mehrere Nummern und Adressen, Qualifikation, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung und der komplette Gesprächsverlauf an einer Stelle. Die Felder des Erstgesprächs sind ein Formular, damit am Ende dieselben Angaben gefüllt sind, egal wer telefoniert hat.
Bestehende Bestände kommen per Massenimport herein; aus jedem Lebenslauf werden Erfahrung, Programme und Verfügbarkeit vorgeschlagen, statt abgetippt zu werden.
- Massenimport von Lebensläufen
- Vorbefüllung aus dem Dokument statt Abtippen
- Automatisches Zwischenspeichern beim Bearbeiten
Bestand übernehmen
Wer wechselt, bringt einen Bestand mit: Lebensläufe in Ordnern, Tabellen mit Nummern, gewachsene Ablagen. Die kommen per Massenimport herein, und aus jedem Dokument werden Beruf, Erfahrung, Programme und Ort vorgeschlagen.
Der Stapelimport legt die Kandidaten an und berichtet, was er daraus gemacht hat: eine Ergebniszeile je Datei, Dubletten gemeldet statt doppelt angelegt. Geprüft wird an dieser Liste. Für einen einzelnen Lebenslauf füllt er nur das Formular vor, dort entscheiden Sie vor dem Speichern.
- Stapelweiser Import von Lebensläufen
- Felder aus dem Dokument vorbefüllt
- Ergebnisliste je Datei, Dubletten werden gemeldet
Kunden, Interessenten und Sperrlisten
Ansprechpartner mit Position, Historie je Firma, Kategorien für die Segmentierung. Interessenten laufen getrennt, solange sie noch keine Kunden sind.
Eine gesperrte Firma wird auf keinem Weg mehr kontaktiert: nicht im Fall, nicht im Sammelversand, nicht über die Karte. Ihre persönliche Sperrliste greift zusätzlich über den Namen, also auch dann, wenn ein Kollege dieselbe Kanzlei versehentlich neu anlegt. Dazu kann jeder Kandidat Orte hinterlegen, an die er nicht vermittelt werden will.
Kunden, Interessenten und Sperrlisten: ganze SeiteKarte mit Umkreis
Umkreis aufziehen statt Postleitzahlen vergleichen. Der Fahrtweg entscheidet in der Vermittlung öfter über eine Zusage als das Gehalt, und in einer Liste sieht man ihn nicht.
Kandidaten und Kunden liegen auf derselben Karte, mit Ballung bei vielen Treffern und einem erweiterten Radius, wenn die Umgebung dünn besetzt ist.
Karte mit Umkreis: ganze SeiteProfile aufbereiten
Der Teil, den ein allgemeines CRM nicht hat.
Lebenslauf ohne Namen
Der Kandidat lädt über einen persönlichen Link hoch, ohne Konto und ohne Anmeldung. Name, Anschrift, Kontaktdaten und Geburtsdatum werden erkannt und abgedeckt; Erfahrung, Programme und Verfügbarkeit bleiben stehen.
Was zum Kunden geht, trägt Qualifikation ohne Identität. Erst wenn ein Vertrag unterschrieben ist, kann der ungeschwärzte Lebenslauf freigegeben werden, und das ist eine eigene Einstellung, keine Nebenwirkung.
- Erkennung persönlicher Angaben, nicht nur Schwärzung nach Muster
- Ungeschwärzt erst nach unterschriebenem Vertrag, wenn gewünscht
- Der Betreuer bekommt eine Wiedervorlage, wenn nichts hochgeladen wurde
Lebenslauf-Generator
Aus den Angaben des Lebenslaufs entsteht ein Profil in einer festen Vorlage, eingefärbt in Ihrer Hausfarbe: gleicher Aufbau bei jedem Kandidaten. Der Kunde bekommt kein zusammenkopiertes PDF, sondern ein Dokument, das immer gleich aussieht, auf Wunsch ohne die persönlichen Angaben.
Sechs Vorlagen stehen zur Wahl, eine davon wird für Ihre Instanz gesetzt. Eine siebte für Ihr Haus zu bauen ist möglich, aber Entwicklungsarbeit, keine Einstellung.
Lebenslauf-Generator: ganze SeiteKommunikation
Telefon, Mail, Termine: alles am Fall statt in drei Programmen.
Telefonie über Placetel
Gewählt wird aus der Anrufliste heraus, das Gespräch landet am Kandidaten. Eingehende Anrufe melden sich mit dem Datensatz, der dazugehört, statt mit einer Nummer.
Angebunden sind Placetel, Webex und Aircall. Ein Wechsel des Anbieters ist möglich, aber Einrichtungsarbeit: je Mitarbeiter muss die Nebenstelle zugeordnet werden, sonst funktioniert das Telefon zwar, der Anruf landet aber nicht im System.
- Wählen aus der Liste, ohne die Nummer zu suchen
- Eingehender Anruf öffnet den passenden Datensatz
- Benachrichtigung im System, wenn ein Anruf hereinkommt
Anrufzusammenfassung
Das Gespräch wird auf Wunsch mitgeschrieben und zusammengefasst: was besprochen wurde, was vereinbart ist, was offen bleibt. Die Zusammenfassung hängt am Kandidaten, nicht im Kopf des Recruiters.
Das ist der Unterschied zwischen einer Notiz, die jemand nach dem vierten Telefonat abends schreibt, und einer, die es gibt. Die Funktion wird erst eingeschaltet, wenn die rechtliche Seite bei Ihnen steht: Einwilligung der Angerufenen, Auftragsverarbeitung, Löschfrist. Ohne das bleibt sie aus.
Anrufzusammenfassung: ganze SeitePosteingang und Entwürfe
E-Mail im System, mit Verlauf am Fall, Sammelversand, Kennzeichnungen und Antwortvorschlägen. Geteilte Postfächer für ein Team, das gemeinsam auf eine Adresse schaut.
Ausgehende Nachrichten können durch eine Freigabe laufen, bevor sie das Haus verlassen, für Häuser, in denen nicht jeder alles im eigenen Namen verschicken soll.
- Geteilte Postfächer für Teams
- Antwortvorschlag zum Übernehmen, nicht zum Abschicken
- Freigabe-Workflow für E-Mail und Nachrichten
Kalender und Google-Anbindung
Wochen- und Monatsansicht mit dem Fall hinter jedem Termin. Der eigene Google-Kalender wird angebunden, damit Termine aus Recrio dort erscheinen und umgekehrt keine Doppelbelegung entsteht.
Terminvorschläge gehen an Kandidat und Kunde, die Bestätigung kommt zurück in den Fall. Eine Absage benachrichtigt die Gegenseite und steht im Verlauf, statt in einer Lücke zu verschwinden.
Kalender und Google-Anbindung: ganze SeiteAktivitätsliste und Nachfassen
Wer heute dran ist, steht morgens da, in Ihrer Reihenfolge, mit Tagesfortschritt. Nach dem Gespräch wird direkt aus der Liste erfasst.
Dazu zwei getrennte Nachfasslisten: offene Kandidatenvorstellungen über alle Fälle hinweg, und die kurze firmenbezogene Erinnerung. Aufgaben und Fristen entstehen aus dem Fall, nicht in einem zweiten Werkzeug.
- Reihenfolge selbst gesetzt, Fortschritt sichtbar
- Nachfassliste für offene Vorstellungen
- Aufgaben mit Frist am Fall
Was sonst noch da ist
Module, die nicht jeder braucht und die deshalb einzeln zuschaltbar sind.
Dokumente, Job-Quellen, LinkedIn
Unterschriebene Dokumente laufen aus dem angebundenen Postfach zurück in den Fall. Job-Quellen halten fest, über welche Kanäle Stellen ausgeschrieben werden. Die LinkedIn-Ansicht bündelt, was von dort hereinkommt.
Alle drei sind Beispiele für Module, die ein Haus braucht und das nächste nie einschaltet.
- Unterschriebene Dokumente laufen aus dem Postfach zurück in den Fall
- Job-Quellen halten fest, über welche Kanäle ausgeschrieben wird
- LinkedIn bündelt, was von dort hereinkommt
Öffentliche Links ohne Konto
Drei Stellen, an denen jemand von außen etwas tut, ohne sich anzumelden: der Kandidat lädt seinen Lebenslauf über einen persönlichen Link hoch, er schlägt über einen zweiten Link einen Termin vor, und ein Bildschirm im Empfangsbereich zeigt über einen dritten offene Stellen an.
Jeder dieser Links lässt sich einzeln zurückziehen. Die Adresse ist die Berechtigung, mehr nicht.
- Lebenslauf-Upload ohne Anmeldung
- Terminvorschlag durch den Kandidaten
- Anzeige für einen Bildschirm im Empfang
Abschließen
Damit der letzte Meter nicht wieder Handarbeit ist.
Verträge und Unterschrift
Dokumente, Fristen und Stand am Kunde-Kandidat-Paar, mit Versionen und Historie. Die Probezeit läuft mit, und wer sie im Blick behalten muss, bekommt sie vorgelegt.
Unterschriebene Dokumente laufen über DocuSign zurück in den Fall, statt in einem Ordner auf dem Server zu landen. Dafür brauchen Sie ein DocuSign-Konto; ohne das bleibt es beim Hochladen von Hand.
Verträge und Unterschrift: ganze SeiteRechnung
Das Honorar steht bereits am Fall, weil es dort vereinbart wurde. Die Rechnung entsteht daraus und geht an lexoffice, statt am Monatsende noch einmal zusammengesucht zu werden.
Rechnung: ganze SeitePortale und Schnittstellen
Was Kunden und Kandidaten selbst sehen, und was danebensteht.
Kunden- und Kandidatenportal
Ihre Kunden sehen vorgeschlagene Profile, geben Rückmeldung und schlagen Termine vor, ohne dass jemand Mails hin- und herschiebt. Kandidaten laden Unterlagen nach und sehen ihren Stand.
Beide Portale sind einzeln schaltbar. Ihre Kunden können sich auf Wunsch selbst registrieren; Kandidatenzugänge werden dagegen immer von Ihnen vergeben, aus einem Datensatz, den Sie schon haben.
- Rückmeldung zu Profilen direkt im Portal
- Terminvorschlag durch den Kunden
- Selbstregistrierung für Kunden, optional
Workflows
Ein eigener Baukasten, kein Schalter. Ein Workflow hat einen Auslöser und danach Schritte, die nacheinander laufen: warten, eine Bedingung prüfen, einen E-Mail-Entwurf zur Freigabe anlegen, einen Status setzen, eine Notiz oder eine Wiedervorlage schreiben, oder ein fremdes System per HTTP aufrufen.
Zwei Wege, einen Workflow zu starten: ein Ereignis im System (Fall angelegt, Status geändert, Kandidat oder Firma angelegt) oder ein Knopfdruck. Was danach kommt, ist eine Kette, die nacheinander abläuft und an jeder Stelle abbrechen kann.
Jeder Lauf wird protokolliert, mit Erfolgen, Fehlschlägen und dem Zeitpunkt des letzten Durchgangs. Ein Workflow, der stillschweigend nicht mehr läuft, fällt auf.
- Auslöser: Ereignis im System oder Knopfdruck
- Schritte: warten, prüfen, E-Mail-Entwurf, Status, Notiz, Aufgabe, HTTP-Aufruf
- Entwurf, aktiv, pausiert, mit Laufprotokoll und Fehlerzähler
Recrio AI
Ein eigener Arbeitsbereich, in dem Sie den Bestand fragen können, statt ihn zu durchsuchen. Er sitzt daneben, nicht darüber: Er schlägt vor, fasst zusammen und sucht. Entschieden wird von Menschen, und jede Entscheidung bleibt am Fall nachvollziehbar.
Diese Fragen kommen im Alltag tatsächlich vor. Klicken Sie eine an, dann steht daneben, was das System darauf tut.
Recrio AI: ganze SeiteWer aus meinem Bestand passt auf diese Stelle?
Was steht in diesem Lebenslauf?
Fasse mir das Telefonat von eben zusammen.
Welche Fälle hat dieser Kunde gerade offen?
Schreib eine Antwort auf diese Mail.
Rollen, Datenschutz, Schnittstellen
Wer was sieht, hängt an der Rolle und wird auf dem Server geprüft, nicht in der Oberfläche ausgeblendet. Marketing sieht zum Beispiel Kampagnen und Leads, aber keine Kandidaten und keine Fälle. Löschfristen nach DSGVO laufen mit einer Vorwarnliste, die 60 Tage im Voraus zeigt, wer abläuft.
Nach außen: REST-Schnittstelle mit Dokumentation, benannte API-Schlüssel je Nutzer und Webhooks auf Fall- und Kandidatenereignisse, mit Zustellprotokoll und drei Zustellversuchen.
- Acht Rollen, darunter Nachfassen und die beiden Portalrollen
- Löschfristen mit Vorwarnung statt stiller Löschung
- REST-API, Webhooks auf Fälle und Kandidaten, benannte Schlüssel
Sehen Sie es an Ihren eigenen Fällen.
Im Gespräch gehen wir Ihren Vermittlungsablauf durch und sagen Ihnen, was Recrio davon abbildet und was nicht.